Federation of Ontario Public Libraries

Sent on behalf of Sarah Cossette / envoyé au nom de Sarah Cossette
Dear Public Library and First Nation Public Library CEOs,
The Annual Survey of Public Libraries Library Statistics (LibStats) database is now open for 2019 annual survey submission.
*Please note:The Final Deadline for submitting your Annual Survey of Public Libraries is May 31st, 2020.
New this year…
New Fields
A few new fields have also been added to the Annual Survey, based on annual consultation and input from the library sector.
For the 2019 Annual Survey you complete in 2020, you will see:
  • A new E4.0 field for Facility Rentals and Bookings
  • A new, E5.0 field for ‘Pop-up’ Libraries
  • A new E6.0 field for Extended Services and Facilities
  • A new H1.7.3 write-in field for Government Services Partnerships
  • A new H1.9.3 write-in field for Business and Economic Sector Partnerships
If a survey question or field is not applicable to your library, you can pass over the question.
No need to await a municipality, board or Band audit
**Please note: you do not need to have your municipal or board or First Nation Band audit to fill out the Annual Survey’s Financial section.  You can use your best available financial or pre-audit financial information.
By clicking on ‘Help’ when you are in the LibStats/EDCS system, you can access the guides, definitions, and printable blank survey forms that will aid you in gathering your information prior to inputting your data.
If you have forgotten your Password, please click “Forgot your ID or password?” on the login page. Please make use of the new attached ‘Go Secure Quick Start Guide’.
To complete and e-file your Annual Survey of Public Libraries go to this website:  https://edcs.tcu.gov.on.ca/Main/EDUPortal.aspx
If you have difficulty with a Go Secure password or log-in, follow the instructions in the attached document or contact Go Secure help at: DDSB.ITSupport@ontario.ca
If you have any questions or are experiencing technical difficulties filling out your survey, please feel free to contactMinistry staff: Adam Haviaras (adam.haviaras@ontario.ca)
Statistics submitted through the Annual Survey of Public Libraries are a requirement of the Public Libraries Act Regulation 976.
***Please Note: If you do not submit your Annual Survey by the Final Deadline of May 31st2020, you will not be eligible to receive your Public Library Operating Grant (PLOG).
The Ontario Public Library Statistics are a valuable source of information both for the government and the public library sector. The submission of timely and accurate data helps to demonstrate the value of the province’s public libraries and highlights the many and varied services they provide in Ontario’s communities.
We strongly encourage you to complete your Annual Survey requirements by May 31st, 2020.
Thank you for participating in the Annual Survey of Public Libraries.
Sincerely,
Sarah Cossette
Manager (A), Libraries, Arts and Heritage Services Unit
Programs and Services Branch
Culture Division
Ministry of Heritage, Sport, Tourism and Culture Industries
À l’attention des directeurs généraux de bibliothèque publique, des directeurs généraux de bibliothèque publique des Premières Nations,
L’enquête annuelle sur les statistiques sur les bibliothèques publiques de l’Ontario (LibStats) accueille maintenant les données annuelles de l’enquête pour 2019.
*Veuillez noter : La date limite finale pour la soumission de vos réponses à l’enquête annuelle sur les statistiques sur les bibliothèques publiques est le 31mai 2020.
Nouveau cette année…
Nouveaux champs de données
Quelques champs de données ont été ajoutés à l’enquête annuelle au terme de consultations annuelles et après avoir considéré les avis soumis par le secteur des bibliothèques.
  • Une nouvelle question sur les locations et réservations d’installations à E4.0
  • Une nouvelle question à E5.0 sur les bibliothèques ‘pop-up’
  • Une nouvelle question à E6.0 sur les services et installations étendus
  • De nouvelles questions à H1.7.3 et H1.9.3 au sujet de services gouvernementaux et partenariats des secteurs commerciaux et économiques
Si une question ou un champ de l’enquête ne s’applique pas à votre bibliothèque, vous pouvez l’ignorer.
Il n’est pas nécessaire d’attendre la vérification des données
par une municipalité, un conseil ou une bande.
**Remarque : La section financière de l’enquête annuelle n’a pas à être remplie par votre conseil municipal, votre conseil de bande si vous représentez une Première Nation ou tout autre conseil. Vous pouvez utiliser les meilleures données financières dont vous disposez ou celles détenues avant votre vérification.
En cliquant sur Aide lorsque vous êtes dans le système LibStats/SOCD, vous pouvez accéder aux guides, aux définitions et aux formulaires d’enquête vierges imprimables qui vous aideront à rassembler vos informations avant de saisir vos données.
Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur « Vous avez oublié votre identifiant ou votre mot de passe? » sur la page de connexion. Veuillez utiliser le nouveau « Guide de démarrage rapide de GO Secure ».
Pour remplir et téléverser vos réponses à l’enquête annuelle sur les bibliothèques publiques, naviguez vers : https://www.iam.security.gov.on.ca/
Si vous éprouvez des difficultés avec un mot de passe ou un identifiant de Go Secure, suivez les instructions figurant dans le document ci-joint ou communiquez avec l’assistance de Go Secure à l’adresse courriel suivante : DDSB.ITSupport@ontario.ca
Si vous avez des questions ou éprouvez des difficultés techniques pour répondre à l’enquête, n’hésitez pas à contacter le personnel du ministère : Adam Haviaras (adam.haviaras@ontario.ca).
Les statistiques soumises dans le cadre de l’Enquête annuelle sur les bibliothèques publiques sont une exigence du Règlement 976 de la Loi sur les bibliothèques publiques.
***Important : Si vous ne soumettez pas vos réponses à l’enquête annuelle avant la date limite finale du 31mai 2020, vous ne serez pas admissible à recevoir votre subvention de fonctionnement aux bibliothèques publiques.
Les statistiques sur les bibliothèques publiques de l’Ontario sont une source d’information précieuse tant pour le gouvernement que pour le secteur des bibliothèques publiques. La soumission de données opportunes et précises aide à démontrer la valeur des bibliothèques publiques de la province et souligne les services nombreux et variés qu’elles fournissent aux collectivités de l’Ontario.
Nous vous encourageons fortement à répondre aux exigences de l’enquête annuelle au plus tard le 31 mai 2020.
Merci de votre participation à l’Enquête annuelle sur les bibliothèques publiques.
Cordialement,
Sarah Cossette
Gérante (A), Unité des services au secteur des bibliothèques, des arts et du patrimoine
Direction des programmes et des services culturels
Division de la culture
Ministère des Industries du Patrimoine, du Sport, du Tourisme et de la Culture