Annual General Meeting 2012

Issued November 1, 2011

NOTICE OF 2012 ANNUAL GENERAL MEETING

The Annual General Meeting of the Federation of Ontario Public Libraries will take place Wednesday, February 1, 2012 – 4:30 p.m.
at the Metro Toronto Convention Centre, Toronto
(Room tbd)

The Annual General Meeting (AGM) will take place on the opening day of the Ontario Library Association Super Conference 2012.  The order of business will include:

• Receipt of Combined Report of the Chair and CEO
• Receipt of Treasurer’s Report, 2011 Financial Statements and Auditor’s Report
• Approval of Auditors for the Year ending October 31, 2012
• Receipt of Reports of Task Forces and Special Committees
• Approval of Proposed Resolutions
• Nominations and Elections to the Board for 2012
• Other Business
• Adjournment

Submission of Resolutions

Resolutions shall be prepared and submitted to the Board no later than January 2, 2012. Resolutions, other than resolutions proposed by the Board, may not exceed 200 words in length, and shall be signed by the presiding officer and the secretary of the submitting body. Members, Associate Members, and the Board may submit resolutions to the AGM.

Emergency resolutions shall have the same requirements as regular resolutions, respective of word length and signatories. Emergency resolutions may be presented to the AGM where the matter provoking the resolution could not reasonably have been known by the submitting body more than 30 days prior to the AGM, subject to the approval of the Board.

By-law amendments shall be regarded as resolutions, but must be approved by a two-thirds majority of those Members present and voting at the AGM.

Registration Costs
Members or Associate Members shall be required to have paid applicable annual membership fees for 2012 to be eligible to attend and vote at the AGM of the Federation.  The fee schedule is based on the municipal population served, according to 2006 Census data:

Invoices for 2012 membership fees will be mailed separately to all existing Members in the next few days.

Date of 2^nd Notice

A 2^nd Notice of the AGM, containing a more detailed agenda with attachments, will be sent to Members on January 18, 2012.

Need to Utilize Proxies

The 2^nd Notice will contain a proxy form that allows Members to specify how their proxies are to vote on specific resolutions described and circulated prior to the AGM.  .  The proxy form is designed to provide Members who, for whatever reason, cannot attend the AGM, with a method of participation in the meeting.  Proxies also ensure that quorum is achieved for this very important meeting.  The AGM is the only cost effective opportunity to deal with critical, legally-required business each year.  Therefore, it is crucial that absentee Members exercise their right to utilize proxies, to ensure the AGM can be duly constituted and proceed without delay.

The Board of Directors will share with Members the details pertaining to all the 2012 AGM resolutions in the proxy form on Jan. 18, 2012.  Between Jan 18, 2012 and Feb. 1, 2012:

(a) The member library who is not attending the 2012 AGM can select one member of the Federation Executive (representing different caucuses) or any other Federation Director or delegate attending the AGM to be their proxy holder.

(b) A Federation director or other delegate who is attending the AGM can approach another member library who is not attending the AGM to seek approval to be their proxy holder.

Questions

If Members have questions with any of the information provided in this Notice of 2012 Annual General Meeting, they should contact Federation CEO David Allen at davidallen@fopl.ca or 416-395-0746.

Publié le 1^er novembre 2011

AVIS D’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE 2012

L’assemblée générale annuelle de la Fédération des bibliothèques publiques de l’Ontario aura lieu le mercredi 1^er février 2012 à 16 h 30 au Palais des congrès du Toronto métropolitain, Toronto (salle à déterminer)

L’assemblée générale annuelle (AGA) aura lieu le jour de l’ouverture de la super conférence de l’Association des bibliothèques de l’Ontario 2012.  Parmi les points à l’ordre du jour, notons :

• Présentation du rapport combiné du président et P.D.G.
• Présentation du rapport du trésorier, des états financiers de 2011 et du rapport du vérificateur
• Approbation des vérificateurs pour l’exercice se terminant le 31 octobre 2012
• Présentation des rapports des groupes de travail et comités spéciaux
• Approbation des résolutions proposées
• Nominations et élections au conseil d’administration pour 2012
• Divers
• Ajournement

Présentation de résolutions

Les résolutions doivent être préparées et présentées au conseil d’administration au plus tard le 2 janvier 2012. Les résolutions, autres que celles proposées par le conseil d’administration, ne pourront dépasser 200 mots, et devront être signées par le président et le secrétaire de l’organisme d’origine. Les membres, les membres associés, et le conseil d’administration peuvent présenter des résolutions à l’AGA.

Les résolutions urgentes devront satisfaire aux mêmes exigences que les résolutions courantes quant au nombre de mots et aux signataires. Sous réserve de l’approbation du conseil d’administration, les résolutions urgentes peuvent être présentées à l’AGA lorsque l’affaire débattue n’aurait pu être raisonnablement connue de l’organisme d’origine plus de 30 jours avant l’AGA.

Les modifications au règlement sont perçues comme des résolutions, mais doivent être approuvées par une majorité de deux tiers des membres présents et votant à l’AGA.

Cotisation

Pour assister à l’AGA de la Fédération et y exercer leur droit de vote, les membres ou membres associés doivent avoir payé leur cotisation de 2012.  Le barème de tarification est fondé sur la population municipale desservie, compte tenu des données de recensement de 2006 :

Les factures pour le droit d’adhésion 2012 seront expédiées séparément par la poste à tous les membres en règle au cours des prochains jours.

Date du 2^e avis

Un 2^e avis de l’AGA, contenant un ordre du jour plus détaillé avec pièces jointes, sera expédié aux membres le 18 janvier 2012.

Recours aux mandataires

Le 2^e avis comprendra un formulaire de procuration qui permettra aux membres d’indiquer comment leurs mandataires doivent voter sur des résolutions précises décrites et partagées avant l’AGA.  Le formulaire de procuration est destiné à fournir aux membres qui, pour une raison quelconque, ne peuvent se rendre à l’AGA, un moyen de participer à l’assemblée.  Les mandataires assurent aussi que le quorum soit respecté pour cette réunion très importante.  L’AGA présente chaque année, une occasion unique et économique de se pencher sur les questions importantes et légales.  Afin de s’assurer que les prochaines AGA soient dûment constituées et qu’on puisse procéder sans délai, il est essentiel que les membres absents votent par procuration.

Le 18 janvier 2012, le conseil d’administration communiquera aux membres les détails des résolutions de l’AGA 2012 dont il sera fait mention dans le formulaire de procuration.  Entre le 18 janvier 2012 et le 1^er février 2012 :

(a) Une bibliothèque membre dont aucun représentant ne peut assister à l’AGA 2012 peut choisir un membre du comité exécutif de la Fédération (représentant différents caucus) ou tout autre directeur de la Fédération ou délégué qui participe à l’AGA pour lui servir de mandataire.

(b) Un directeur de la Fédération ou autre délégué qui participe à l’AGA peut offrir à une bibliothèque membre dont aucun représentant ne peut assister à l’AGA de lui servir de mandataire.

Questions?

Si les membres ont des questions au sujet de l’information fournie dans cet avis de l’Assemblée générale annuelle de 2012, ils doivent communiquer avec David Allen, P.D.G. de la Fédération à davidallen@fopl.ca ou composer le 416-395-0746.