Federation of Ontario Public Libraries

Dear public library and First Nation public library CEOs and contracting organization lead contacts:

The Ministry of Tourism, Culture and Sport has made some important changes to the Ontario Public Library Statistics program.

The following changes are based on input ministry staff have received from public library CEOs, public library organizations, and Ontario Library Services staff.

New Timelines

The biggest change in the Ontario Public Library Statistics program is the change in dates for the Annual Survey of Public Libraries launch and deadline.

Starting in 2018, the Annual Survey will launch at the end of January with a final deadline of June 30th, 2018.

As a sector, you have asked for statistics to be published even sooner.  These new time-lines will help us to do that.  To that end, when the survey launches at the end of January, we ask that you aim to submit your data as soon as possible to enable us to meet your requests for earlier public library sector data.

No need to await a municipality, board or Band audit

*Please note: you do not need to have your municipal or board or First Nation Band audit to fill out the Annual Survey’s Financial section.  You can use your best available financial or pre-audit financial information.

Monthly Statistics Updates

Another exciting new development for 2018 will be the availability of pre-final, monthly data throughout the survey period, which the ministry will make available upon request. This means the more libraries who submit their data early within a particular population group, the more useful this pre-final data will be for libraries in comparing their services to those of their peer libraries.

New Fields

A few new fields have also been added to the Annual Survey, based on annual consultation and input from the library sector.

For the 2017 Annual Survey you complete in 2018, you will see:

  • Improving Library Digital Services (ILDS) listed as a new project grant type
  • New questions on a library’s E-learning services
  • A new write-in field about non-traditional circulating collections your library may provide
  • A new staffing question to track shorter term co-op students and interns
  • A new question about the number of circulating wireless hotspot devices
  • A new question about annual service visits to those who are unable to visit the library; and
  • A new write-in field for libraries with reciprocal borrowing agreements and policies where there are no non-resident user fees.

If a survey question or field is not applicable to your library, you can pass over the question.

There are no changes to the shorter version of the survey that contracting organizations complete.

The 2017 Annual Survey of Public libraries will be launching in January 2018, so be sure to watch for the e-mail announcement in the coming weeks.

Thank you for helping to make Ontario’s Public Library Statistics Program one of the best in North America!

Sincerely,

<original signed by>

Chris Schiller

Manager, Program Planning and Delivery Unit

Programs and Services Branch, Culture Division

Ontario Ministry of Tourism, Culture and Sport

Avis aux directeurs généraux de bibliothèques publiques, notamment des Premières Nations, ainsi qu’aux personnes-ressources d’organismes contractants

Le ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport a apporté quelques changements importants au programme des statistiques sur les bibliothèques publiques de l’Ontario.

Les changements apportés s’appuient sur les avis que le personnel ministériel a reçus de directeurs généraux de bibliothèques publiques et d’organismes publics de bibliothéconomie, ainsi que d’employés du Service des bibliothèques de l’Ontario.

Nouvel échéancier

Le plus important changement au programme des statistiques sur les bibliothèques publiques de l’Ontario a trait à la date de lancement de l’enquête annuelle sur les bibliothèques publiques ainsi qu’à la date limite pour l’envoi de données.

À compter de 2018, l’enquête annuelle sera lancée à la fin de janvier et il faudra soumettre les données requises avant le 30 juin.

Votre secteur a demandé que les statistiques soient diffusées plus tôt, et ce nouvel échéancier nous aidera à répondre à cette demande. Par conséquent, nous vous prions d’envoyer vos données le plus tôt possible après le lancement de l’enquête, dès la fin janvier, pour nous permettre de répondre à la demande visant une diffusion plus rapide des données sur le secteur des bibliothèques publiques.

Il n’est pas nécessaire d’attendre la vérification des données
par une municipalité, un conseil ou une bande.

*Remarque : La section financière de l’enquête annuelle n’a pas à être remplie par votre conseil municipal, votre conseil de bande si vous représentez une Première Nation ou tout autre conseil. Vous pouvez utiliser les meilleures données financières dont vous disposez ou celles détenues avant votre vérification.

Mises à jour mensuelles des statistiques

Autre nouveauté intéressante en 2018 : si vous en faites la demande auprès du ministère, vous pourrez accéder aux données mensuelles recueillies tout au long de la période d’enquête avant la production du rapport final. Cela signifie que l’utilité des données accessibles avant le rapport final sera proportionnelle au nombre de bibliothèques envoyant leurs données tôt, notamment pour comparer les services offerts avec ceux de bibliothèques semblables.

Nouveaux champs de données

Quelques champs de données ont été ajoutés à l’enquête annuelle au terme de consultations annuelles et après avoir considéré les avis soumis par le secteur des bibliothèques.

Pour l’enquête annuelle de 2017 à laquelle vous contribuez en 2018, vous constaterez :

  • l’ajout du Fonds d’amélioration des services numériques dans les bibliothèques comme un nouveau type de subvention de projet;
  • l’ajout de questions sur les services d’apprentissage en ligne offerts par une bibliothèque;
  • l’ajout d’un champ d’écriture au sujet des collections non traditionnelles en circulation auxquelles votre bibliothèque peut donner accès;
  • l’ajout d’une question sur la dotation en personnel afin de suivre l’embauche de stagiaires et d’étudiants participant à un régime coopératif;
  • l’ajout d’une question sur le nombre d’appareils mobiles en circulation aux points d’accès sans fil;
  • l’ajout d’une question sur les visites de service annuelles pour les clients ne pouvant se rendre à la bibliothèque;
  • l’ajout d’un champ d’écriture au sujet des ententes de réciprocité sur l’emprunt de livres en vertu desquelles les non-résidents n’ont pas à payer des frais, ou au sujet de l’établissement de politiques connexes.

Si une question ou un champ de l’enquête ne s’applique pas à votre bibliothèque, vous pouvez l’ignorer.

Aucune modification n’est apportée à la version plus courte du questionnaire que remplissent les organismes contractants.

L’enquête annuelle sur les bibliothèques publiques de 2017 sera lancée en janvier 2018. Son lancement sera annoncé par courriel au cours des prochaines semaines. Restez à l’affût!

Nous vous remercions d’aider à faire du programme des statistiques sur les bibliothèques publiques de l’Ontario l’un des meilleurs qui soient en Amérique du Nord.

Cordialement,

<original signé par>

Chris Schiller

Chef, Unité de la planification et de la prestation des programmes

Direction des programmes et des services, Division des affaires culturelles

Ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport