Federation of Ontario Public Libraries

Note: Our Ministry friends are now planning for the survey delivery results to be more timely.  Note the changes in submission dates. 
Dear Public Library and First Nation Public Library CEOs and Contracting Organization contacts,
 
The Annual Survey of Public Libraries Library Statistics (LibStats) database is now open for 2017 annual survey submission.
 
 
 
*Please note: The Final Deadline for submitting your Annual Survey of Public Libraries is June 30th, 2018.
 
New this year…
New Timelines
 
The biggest change in the Ontario Public Library Statistics program is the change in dates for the Annual Survey of Public Libraries launch and deadline.
 
Starting in 2018, the Annual Survey will launch at the end of January with a final deadline of June 30th, 2018.
 
As a sector, you have asked for statistics to be published even sooner.  These new time-lines will help us to do that.  To that end, when the survey launches at the end of January, we ask that you aim to submit your data as soon as possible to enable us to meet your requests for earlier public library sector data.
 
No need to await a municipality, board or Band audit
 
**Please note: you do not need to have your municipal or board or First Nation Band audit to fill out the Annual Survey’s Financial section.  You can use your best available financial or pre-audit financial information.
 
Monthly Statistics Updates
 
Another exciting new development for 2018 will be the availability of pre-final, monthly data throughout the survey period, which the ministry will make available upon request. This means the more libraries who submit their data early within a particular population group, the more useful this pre-final data will be for libraries in comparing their services to those of their peer libraries.
 
 
New Fields
 
A few new fields have also been added to the Annual Survey, based on annual consultation and input from the library sector.
 
For the 2017 Annual Survey you complete in 2018, you will see:

 

  • Improving Library Digital Services (ILDS) listed as a new project grant type
  • New questions on a library’s E-learning services
  • A new write-in field about non-traditional circulating collections your library may provide
  • A new staffing question to track shorter term co-op students and interns
  • A new question about the number of circulating wireless hotspot devices
  • A new question about annual service visits to those who are unable to visit the library; and
  • A new write-in field for libraries with reciprocal borrowing agreements and policies where there are no non-resident user fees.

 

 
If a survey question or field is not applicable to your library, you can pass over the question. 
 
By clicking on ‘Help’ when you are in the EDCS system, you can access the guides, definitions, and printable blank survey forms that will aid you in gathering your information prior to inputting your data.
 
If you have forgotten your Password, please click “Forgot your ID or password?” on the login page. Please make use of the new attached ‘Go Secure Quick Start Guide’.
 
To complete and e-file your Annual Survey of Public Libraries go to this website: https://www.iam.security.gov.on.ca/
 
If you have difficulty with a Go Secure password or log-in, follow the instructions in the attached document or contact Go Secure help at: DDSB.administration@ontario.ca
 
If you have any questions or are experiencing technical difficulties filling out your survey, please feel free to contact Ministry staff: Rod Sawyer (rod.sawyer@ontario.ca) and Adam Haviaras(adam.haviaras@ontario.ca)
 
Statistics submitted through the Annual Survey of Public Libraries are a requirement of the Public Libraries Act Regulation 976.
 
***Please Note: If you do not submit your Annual Survey by the Final Deadline of June 30th, 2018, you will not be eligible to receive your Public Library Operating Grant (PLOG).
 
 
The Ontario Public Library Statistics are a valuable source of information both for the government and the public library sector. The submission of timely and accurate data helps to demonstrate the value of the province’s public libraries and highlights the many and varied services they provide in Ontario’s communities.
 
We strongly encourage you to complete your Annual Survey requirements by the target date of March 31st, 2018.
 
There are no changes to the shorter version of the survey that contracting organizations complete.
 
Thank you for participating in the Annual Survey of Public Libraries.
 
Sincerely,
 
Chris Schiller
 
Manager, Program Planning and Delivery Unit
Programs and Services Branch
Culture Division
Ministry of Tourism, Culture and Sport
 
 
À l’attention des directeurs généraux de bibliothèque publique, des directeurs généraux de bibliothèque publique des Premières Nations et des personnes-ressources des organismes ayant un contrat de service avec des bibliothèques publiques,
 
L’enquête annuelle sur les statistiques sur les bibliothèques publiques de l’Ontario (LibStats) accueille maintenant les données annuelles de l’enquête pour 2017.
 
 
 
 
*Veuillez noter : La date limite finale pour la soumission de vos réponses à l’enquête annuelle sur les statistiques sur les bibliothèques publiques est le 30 juin 2018.
 
Nouveau cette année…
Nouvel échéancier
 
Le plus important changement au programme des statistiques sur les bibliothèques publiques de l’Ontario a trait à la date de lancement de l’enquête annuelle sur les bibliothèques publiques ainsi qu’à la date limite pour l’envoi de données.
 
À compter de 2018, l’enquête annuelle sera lancée à la fin de janvier et il faudra soumettre les données requises avant le 30 juin.
 
Votre secteur a demandé que les statistiques soient diffusées plus tôt, et ce nouvel échéancier nous aidera à répondre à cette demande. Par conséquent, nous vous prions d’envoyer vos données le plus tôt possible après le lancement de l’enquête, dès la fin janvier, pour nous permettre de répondre à la demande visant une diffusion plus rapide des données sur le secteur des bibliothèques publiques.
 
Il n’est pas nécessaire d’attendre la vérification des données
par une municipalité, un conseil ou une bande.
 
**Remarque : La section financière de l’enquête annuelle n’a pas à être remplie par votre conseil municipal, votre conseil de bande si vous représentez une Première Nation ou tout autre conseil. Vous pouvez utiliser les meilleures données financières dont vous disposez ou celles détenues avant votre vérification.
 
Mises à jour mensuelles des statistiques
 
Autre nouveauté intéressante en 2018 : si vous en faites la demande auprès du ministère, vous pourrez accéder aux données mensuelles recueillies tout au long de la période d’enquête avant la production du rapport final. Cela signifie que l’utilité des données accessibles avant le rapport final sera proportionnelle au nombre de bibliothèques envoyant leurs données tôt, notamment pour comparer les services offerts avec ceux de bibliothèques semblables.
 
Nouveaux champs de données
 
Quelques champs de données ont été ajoutés à l’enquête annuelle au terme de consultations annuelles et après avoir considéré les avis soumis par le secteur des bibliothèques.
 
Pour l’enquête annuelle de 2017 à laquelle vous contribuez en 2018, vous constaterez :

 

  • l’ajout du Fonds d’amélioration des services numériques dans les bibliothèques comme un nouveau type de subvention de projet;
  • l’ajout de questions sur les services d’apprentissage en ligne offerts par une bibliothèque;
  • l’ajout d’un champ d’écriture au sujet des collections non traditionnelles en circulation auxquelles votre bibliothèque peut donner accès;
  • l’ajout d’une question sur la dotation en personnel afin de suivre l’embauche de stagiaires et d’étudiants participant à un régime coopératif;
  • l’ajout d’une question sur le nombre d’appareils mobiles en circulation aux points d’accès sans fil;
  • l’ajout d’une question sur les visites de service annuelles pour les clients ne pouvant se rendre à la bibliothèque;
  • l’ajout d’un champ d’écriture au sujet des ententes de réciprocité sur l’emprunt de livres en vertu desquelles les non-résidents n’ont pas à payer des frais, ou au sujet de l’établissement de politiques connexes.

 

 
Si une question ou un champ de l’enquête ne s’applique pas à votre bibliothèque, vous pouvez l’ignorer.
 
En cliquant sur Aide lorsque vous êtes dans le système LibStats/SOCD, vous pouvez accéder aux guides, aux définitions et aux formulaires d’enquête vierges imprimables qui vous aideront à rassembler vos informations avant de saisir vos données.
 
Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur « Vous avez oublié votre identifiant ou votre mot de passe? » sur la page de connexion. Veuillez utiliser le nouveau « Guide de démarrage rapide de GO Secure ».
 
 
Pour remplir et téléverser vos réponses à l’enquête annuelle sur les bibliothèques publiques, naviguez vers :https://www.iam.security.gov.on.ca/
 
Si vous éprouvez des difficultés avec un mot de passe ou un identifiant de Go Secure, suivez les instructions figurant dans le document ci-joint ou communiquez avec l’assistance de Go Secure à l’adresse courriel suivante : DDSB.ITSupport@ontario.ca  
 
Si vous avez des questions ou éprouvez des difficultés techniques pour répondre à l’enquête, n’hésitez pas à contacter le personnel du ministère : Rod Sawyer (rod.sawyer@ontario.ca) et Adam Haviaras (adam.haviaras@ontario.ca).
 
Les statistiques soumises dans le cadre de l’Enquête annuelle sur les bibliothèques publiques sont une exigence du Règlement 976 de la Loi sur les bibliothèques publiques.
 
***Important : Si vous ne soumettez pas vos réponses à l’enquête annuelle avant la date limite finale du 30 juin 2018, vous ne serez pas admissible à recevoir votre subvention de fonctionnement aux bibliothèques publiques.
 
Les statistiques sur les bibliothèques publiques de l’Ontario sont une source d’information précieuse tant pour le gouvernement que pour le secteur des bibliothèques publiques. La soumission de données opportunes et précises aide à démontrer la valeur des bibliothèques publiques de la province et souligne les services nombreux et variés qu’elles fournissent aux collectivités de l’Ontario.
 
Nous vous encourageons fortement à répondre aux exigences de l’enquête annuelle au plus tard le 31 mars 2018.
 
Aucune modification n’est apportée à la version plus courte du questionnaire que remplissent les organismes contractants.
 
Merci de votre participation à l’Enquête annuelle sur les bibliothèques publiques.
 
Cordialement,
 
Chris Schiller
 
Gérant, Unité de la planification et de la mise en œuvre des programmes
Direction des programmes et des services culturels
Division de la culture
Ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport